远距办公
的终极指南

远距办公需要的元素

专案时间掌控

專案管理一定需要有一套專屬的專案管理系統,而且必須搭配Google Canlendar同步供功能

共通资料储存

善用Google Driver / Dropbox / 甚至企业内部的NAS系统做资料同步以及控管备份功能。

彼此沟通对谈

Line/Message等通讯工具不是最佳专属的管理通讯软体。 需要有时间与流程纪录。

讯息交流的邮件

所有重要讯息以及通知,一定要由电子邮件做通知以及时程的安排。 这是最佳的责任划分。

远距工作者

远距工作者。 行动派的专业数位游牧民族或称行动战士。 打电话给我们你需要做什么,但「远距办公」正在推动未来的工作模式。

「远距办公」曾被视为“选择千禧一代的另一個趨勢。現在,這是我們認為未來工作(和生活)方式的方法,也是招聘專業經理人/建立全球網絡的機會。目前,世界經濟論壇稱其為“ 劳动力转型的最大推动力 ”之一。

但是,目前一些企业雇主仍然不确定是否要冒这个风险,担心允许员工在家工作意味着他们永远不会把工作做好。 碰巧的是,情况正好相反。

如果您对于「为什么这么多人虚拟化」或者「如何使您的业务受益」感到好奇? 那么以下的资讯就是就是您可以参考的指南了。 让我们来探索一下「远距办公」工作的世界是如何运作的,以及你需要什么才能够真正开始。

一-2018远距办公数据

二-哪些提供远距办公

三-远距办公的利弊

四-制定远距办公政策

五-远距办公最佳实践

什么是 ?

远距办公意味着:「在家中」或「办公室外」的其他位置远距工作。 “不要与自雇的自由职业者”混淆,这是公司和员工之间的工作安排。 这个想法是:当员工不需要前往办公室时,通过电话,电子邮件和视频会议等电信管道“工作。

一-2018年的远程办公统计数据

根据Global Workplace Analytics的数据,自2005年以来,「远距办公」已经增长了115%。 这比其他工作员工快10倍。 GWA的研究表示:

  • 80%至90%的人表示他们希望至少部分时间内进行「远距办公」
  • 36%的人会选择「远距办公」胜过于加薪,而37%的人愿意减薪而选择采取「远距办公」
  • 对于95%的公司而言,「远距办公」可以提高员工留在企业的留职率。
  • 60%的企业雇主享有明显的节省人事相关成本。

这样的模式只是一个刚开始而已。国际员工福利计划基金会的一项研究发现,74%的企业雇主现在提供「远距办公」的选择权。盖洛普发现员工每周工作三到四天时最不喜欢上班。英国一项调查的参与者该方案的人认为:到2036年,传统通勤将闻所未闻。

想知道为什么你还没有跟上这个风潮吗? 别担心。 在您使用这些数据参考与利益相关事件之前,请考虑「远距办公」是否真的是最佳方案

二-哪些类型的公司提供远距办公?

以上资讯,虽然听起来似乎令人印象深刻,但「远距办公」并不是一个全能的解决方案。 需要面对面接触,特殊设备处理或某种实体存在的活动就不适合远距环境了。

根据经验:「远距办公」最佳的工作分为两类:

  1. 它的工作属性是在网路线上可以处理的。
  2. 并且/或者它是独立的工作者。

「远距办公」特别适用于以下行业的公司:

  • 销售业务工作和网路行销产业。
  • 客户服务工作者。
  • 顾问咨询服务产业。
  • 电脑程式设计和资讯技术处理。
  • 教育训练和培训单位。
  • 行政管理工作(财务或者管理)。

各种规模的「远距办公」公司都可以通过检视「远距办公」方案以节省数百万的成本。 当然,某些实质工作角色表现会比起其他在虚拟环境表现来得好。 根据企业团队成员的工作要求,执行过后的表现和角色转换的经验,大多数公司会根据具体情况评估资格。

雇用「远距办公」工作人员会怎么样? 你有几个选择,远距特定的工作资源,如FlexJobs,Remote,weworkremotely,remoteok和Jobspresso目标(但不能保证)具有「远距办公」经验的人。 你也可以在LinkedIn,选择您确实需要的求职搜寻引擎上发布这份工作,明确的采用「远距办公」是一种不错的选择。

「远距办公」对雇主和雇员都有好处,但并非没有缺点。 让我们比较双方。

针对企业本身的业务:

最好的「远距办公」者是稀有生物。 不是每个人都可以从任何地方自我调整和有效沟通。

从好的方面来说,您节省了办公空间,这意味着您无需担心公司的潜在增长。 这是有趣的部分:普通员工的办公空间每年大约需要一本大金额。 限制人力所处的空间是可以减少主要开销,同时保持环境稳固。 更好的是,您可以提高员工满意度和保留率,从而使我们获得利弊。

针对员工本身的工作:

发现在家工作所需的自我激励和纪律可能比找到它更具挑战性。 一些偏远的工人也反应自己感到孤独或无方向感。

但如果做得好,远程办公会获得丰厚的回报。 在节省时间,金钱和空间的同时,大多数「远距办公」人员发现在家工作(或咖啡店或树林里的小屋)可以创造工作与生活的平衡,分散注意力和压力的环境,以及更强的控制感在他们本身的工作上面。

这些好处:共同促成了快乐的员工。 快乐的员工通常都是优秀的员工。 有将近91%的远程工作人员的,感觉在家工作更有工作成效。 因此,越是偏远的工作者,而陷入困境的人数越多。 每年数千/万的美国公司因此而解决工作生产力问题。 企业的劳动力保与员工留职率就越高。 这应该是不用脑子想就可以得知的吧?

对于企业本身和员工:

针对您评估「远距工作」员工候选人,评估优先顺序事项与您自己的优先事项保持一致性是非常重要的。

例如,对于贵公司来说:

  1. 面对面协作对于为未来发展腾出空间更重要吗? 也许现在不是您的员工「远距办公」的正确时间。 但是,您可能愿意投资于使团队建立更加顺畅的技术(稍后会详细介绍)。
  2. 评估一下你愿意交易的东西。 然后,找到双方的平衡点。

有了这个基本认知基础,你就可以设定正式的彼此的界限了。

四-「远距办公」政策:为什么您的企业需要?

思考一下:在您的业务的任何领域当中,时间或资源限制可能会使政策制定处于次要地位。「远距办公」也是如此,特别是在休闲或临时的基础上。 虽然近三分之二的公司允许「远距办公」,但只有不到一半的公司正式制定了政策。

制定政策有必要吗? 简单的说:是的。

在偏远距离的劳动力市场中,预期不明确的可能性更大。 如果没有政策,错误传达可能会迅速造成错误的提升。 有一个方案可以让你从一开始就设定了明确的目标。

如何制定远距办公政策

您无法为每个企业找到一套完美的政策条件。 但可根据各行业的法律相关要求进行调整。 在大多数情况下,您的「远距办公」政策应涵盖以下内容:

  1. 参与得员工资格条件和核准基础。
  2. 工作项目是否可以灵活性。
  3. 企业与员工的设备需求和网路资讯安全的控管。
  4. 员工的工作区和所居住位置。
  5. 通讯速度与行动资讯。
  6. 依赖性维护与相关的责任划分与控管。

对于每个条款,请问自己一些重要问题:

员工资格和核准基础

您是否需要正式的流程来审核和审核「远距办公」的员工? 您是否在寻找适合员工候选人的特定态度或职业道德(如强烈的沟通或回应)? 他们应该通过主管还是更高层的指挥系统?

灵活性

如果不是全职,员工每周可以「远距办公」多少天? 是否取决于资历或其他因素? 您的员工是否应该在核心工作时间内到达? 或者他们在完成工作时可以自由选择?

设备和网络安全

您是否会为您的「远距办公」工作人员提供任何设备(如电脑,电话,办公桌或办公用品)? 谁拥有权并维护它的安全性? 密码是否足以保护您的公司资料,或者您是否需要加密和GPS跟踪? 员工应该避免不安全的咖啡店wifi吗?

工作区和位置

您的员工应该在专门的办公室工作吗? 这也应该是安全的吗? 请咨询您的法律顾问群,但员工可能在工作时间内受伤。 至于位置….「远距办公」工作者是否应保持在一定的范围内,还是受到国家或地方的限制?

通讯

员工与您联系的最佳方式是什么? 你会定期办理登录(工作系统)吗? 可能不需要那么频繁(每月或每季度)的登录会议现场要求? 如何让自己和「远距办公」工作人员的团队尽可能平易近人?

依赖性护理

无论是涉及员工隐私或者工作,「远距办公」都不能代替依赖性亲情。 您可以考虑而且应该为生病的家庭成员制定例外条款,但员工需要设计专门工作的时间表。

期望员工候选人为他们的个人需求提供案例,但是请尽量遵守相同的规则,尽可能的一致性!

也就是说,您可能需要更新您的政策,因为您了解哪些有效。

五-远程团队管理的最佳实践

既然我们已经涵盖了优缺点,政策以及其他「远距办公」公司正在评估的事情,我们将结合以下四种最佳执行来管理「远距办公」团队。

1.使用通信平台。

虚拟通信不一定是障碍。 通常会有更好的方案,正式通讯软体和网路会议或者喋喋不休和即兴讨论会议,以利完成工作。

可以尝试使用Google Hangout/Zoom/Skype for Business或Slack等视讯会议和语音会议工具。 透过在团队中建立信任和联系的方式获得彼此的创意,例如分享有梗的照片或影音,一定要设置专门的“有趣”聊天

2.采用云端服务平台。

在分散的团队中很容易忘记工作细节项目。 利用Dropbox和Google Drive等云端的文件托管服务提供商在网路上同步和存储工作。 Trello,Basecamp或其中一个项目管理工具还可以使每个人都井然有序的并跟踪生产力。

3.不要成为陌生人。

您不希望对员工管理太多细节事项,但您却希望获得有效的各通性和员工支持度,并且追踪进度并将其保持在正向循环中。 一般来说引导会怎么样? 应该每周一对一这样做。 每季会面交谈或每年一次的场外活动都会让「远距办公」工作人员感受到团队的一部分。

4.赞赏与回馈。

从操作层面上讲,员工回馈是引导的一个重要部分。 但是在「远距办公」工作时因为容易简单常常忘记它会更加重要性。

要建立一个重大的回馈文化:

  • 让整个团队进来参与回馈资讯的文化。
  • 尽可能按照预期的方式提供建设性的批评与建议。
  • 当您的员工做得很好时,请告诉他们!

这可能听起来很明显,但是一些主管没有意识到他们已经让「远距办公」工作人员悬空– 或者是负面影响。 积极(和详细)的回馈将建立了令人惊讶的团队精神。

远共办公组织

擅长数位行销与内容行销,长久居住在墨西哥与南美洲。 经过AIRNET培训在该地深植南美文化之数位行销工作。

Jeff Zeng

擅长专案管理与控管

Peter Wen

殷士翔

AIRENT培训计画,并经过测试安排在台湾南部的基地之一。

WP系统建置,SEOer

kazmik-xiang

主机管理,GCP,WordPress,CSS

Shing-Cheng

您的企业尚未完全准备好? 这是您最大的收获:测试和调整!

了解哪些对企业与员工是有用?从少数员工开始…衡量生产力!

如果一切顺利,就更积极推出更大的「远距办公」的结构。

但如果您正在进行中,继续吧! 评估对企业及其人员的积极影响。

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